"Home Office o School Office" significa que las actividades de trabajo o aprendizaje que antes desarrollábamos en la escuela u oficina ahora las haremos desde casa, es decir trabajar o aprender desde cualquier lugar que no sea la instalación física de tu empresa o escuela es "Home Office o Home School".
Uno de los mayores retos que estamos enfrentando en esta pandemia es el trabajo en equipo o aprendizaje remoto. ¿Cómo sacar ventaja de la tecnología disponible y mantener la productividad o el aprendizaje? ¿Cómo capturar la atención y despertar el compromiso en los trabajadores o en los alumnos?
Si estas buscando las respuestas a estas preguntas, ¡llegaste al lugar correcto! En este artículo encontrarás las respuestas a estas preguntas. ¿Quieres descubrirlo? ¡Lee el artículo de principio a fin.!
¿Pero que implica realmente?
Literalmente significa modificar el ambiente en tu casa para realizar la mayor cantidad posible de esas actividades, que anteriormente realizabas en la escuela o en la oficina pero ahora dentro de las restricciones que tu hogar naturalmente impone.
Pero hay buenas noticias, el aprendizaje o trabajo desde casa es más fácil que nunca, gracias a la gran cantidad de productos en linea gratuitos o de bajo costo que pueden ayudar a mantener a los alumnos o empleados remotos productivos, en contacto y sobre todo ¡comprometidos!
Solo hay que ajustar un poco el enfoque. Aquí vamos.
La mayoría de las herramientas son tan rentables y fáciles de usar que incluso las empresas o escuelas más pequeñas pueden acceder a ellas y tener éxito si saben como modificar su sistema de trabajo. Aqui te digo como
¿Pero la tecnología es suficiente para conquistar el reto?
Me temo que no.
Toda la tecnología del mundo no te va a servir de mucho sin algunos requisitos y modificaciones previas en el modelo y cultura de negocio o trabajo.... así que vayamos a eso, aquí te muestro los otros elementos necesarios para hacer todo un éxito la estrategia de Home Office de tu empresa o de Home School de una institución educativa.
1. Liderazgo ante el cambio.
Es vital. Es el combustible de la inspiración y la motivación de las personas que en este caso son los alumnos o los empleados.
No vamos a ahondar mucho en este tema, pero si tu crees que necesitas profundizar, te recomiendo que leas nuestros artículos de liderazgo.
Ok. pero por el momento definamos ¿Que significa liderazgo en tu organización?
Significa entender con empatía a las personas.
Según William Bridges, gurú del "Change Management" hay que entender que las personas que enfrentan un cambio de cualquier tipo, en realidad atravesarán primero por una transición desde el paradigma antiguo a otro nuevo.
Así lo explica tal cual:
“El cambio es situacional, pero la transición por otro lado, es psicológica; Es un proceso de tres fases que las personas atraviesan a medida que asimilan y aceptan los detalles de la nueva situación que provocó el cambio de la (vieja) situación." William Bridges.
En su libro "Managing Transitions" William Bridges menciona muchos ejemplos y justifica perfectamente bien el por que muchas empresas fracasan cuando enfrentan un cambio planeado o repentino.
Señala como la principal causa la falta de habilidad para liderar a lo largo de las 3 fases de la transición y pasar por alto que el cambio no es solo una cuestión financiera o de negocios, también involucra la parte humana
Aquí te dejo una imagen que ilustra las fases del proceso, pero recomiendo ampliamente que leas el libro:
En referencia a la imagen anterior, te explico cuales son estas fases y que implican:
1. Soltar. Esta primera fase de transición comienza con el final de la situación anterior. Durante esta fase se necesita ayudar a las personas a lidiar con lo que se va tener que dejar atrás. Osea hay que soltar lo viejo... y que no va a regresar....
2. Tiempo intermedio. Es esa fase en la que lo viejo se ha ido pero lo nuevo no está completamente operativo y funcional. William Bridges le llama la "zona neutral: es cuando tienen lugar los reajustes psicológicos críticos y los replanteamientos de todo".
3. Saliendo de la transición y un nuevo comienzo. Esta fase es en la que las personas desarrollan nuevos sistemas e infraestructuras, una nueva identidad y experimentan nueva energía y descubren el nuevo sentido de propósito que hace que el cambio comience a funcionar.
Como vemos, la transición es un proceso y nada del mundo ayudará a acelerar la transición psicológica de la gente para desconectarse de lo viejo y conectarse a la nueva realidad, así que a tener paciencia... y toneladas de empatía AKA -> Liderazgo.
2. Un plan y un sistema de trabajo
Lo segundo que hay que entender es ¿Qué es un Plan de trabajo y un Sistema de Trabajo?
Un plan de trabajo es un planteamiento que abarca todos los recursos necesarios para que un sistema de trabajo funcione así como todos los elementos que forman las restricciones tanto internas como externas.
Y bueno, un "Sistema de Trabajo" son todas las actividades que todo el mundo hace todos los días y que producen el resultado que todos buscan, por ejemplo "cerrar 10 pedidos extra o completar la lección 2".
Hay una gran diferencia con el "Plan de Negocios", lo cual no voy a tocar en esta ocasión aquí. Pero no son lo mismo.
Un sistema de trabajo es lo que le dará sentido y dirección a las herramientas tecnológicas, que harán que las nuevas actividades verdaderamente sean más ágiles, eficaces y productivas.
Un buen sistema de trabajo siempre debe de contemplar la comunicación, coordinación y participación de las personas que están involucradas en las nuevas actividades productivas o educativas.
Te pongo este ejemplo de los aspectos mas importantes que un sistema de trabajo debe considerar:
1. Análisis situacional y generación de ideas ¿Qué ya no funciona? ¿Qué podría funcionar?
2. Priorización de Ideas - Sistema para calificar las ideas y darle prioridad a las de mayor impacto, alcance, facilidad y factibilidad de implementarse en la nueva realidad
3. Sistema de experimentación de ideas. Puede ser una intranet, una nueva herramienta de comunicación, mejores computadoras, un nuevo producto, una nueva característica, un nuevo sitio web , etc.
4. Protocolo de reuniones para revisión de resultados. Un mecanismo para hacer mas productivas las juntas y evitar la lluvia de ideas, que ya hicimos antes.
5. Sistema de Métricas Clave: Identificar los cambios que provocan progreso y mantener su medición de un ciclo a otro.
6. Ajustes y regreso al análisis : Con la evidencia acerca de lo que esta funcionando o no, expandir o eliminar los procesos y regresar al punto de inicio.
La finalidad del sistema de trabajo es que las personas sean capaces de crear los nuevos procesos productivos o educativos que darán soporte a las actividades cada vez que la organización enfrente una cambio y deba a justarse a una nueva realidad. Como es nuestro caso actualmente.
Tres excelentes ejemplos de sistema de trabajo diseñados para la búsqueda de un modelo de organizacional funcional, son: "Running Lean de Ash Maurya, Customer Development de Steve Blank o Lean Startup de Eric Ries" , cualquiera de los tres hace uso del elemento anterior y el siguiente.
3. La tecnología
“La tecnología no es un fin en si misma, y vale la pena invertir en ella en la medida en que ayuda a las personas y a las organizaciones a ser mejores” Brio
Ok, hasta este punto ya avanzamos el liderazgo y el sistema de trabajo y eso nos apunta directamente al tipo de tecnología que necesitamos para hacerlo más ágil, eficaz y productivo.
a. Tecnología para el trabajo en equipo o aprendizaje remoto
La tecnología debe de permitir simular en la medida de lo posible la atmósfera de trabajo que los alumnos o trabajadores vivían en la oficina antes de la contingencia por el covid19, pero ahora de manera virtual.
Es muy importante para la motivación de los empleados o los alumnos el poder comprobar que todas las personas que ahora se quedaron en casa, es decir en "Home School o Office" se mantienen en comunicación, trabajando y comprometidas con la escuela o empresa.
Es decir, si veo a los demás que están trabajando yo también lo voy a hacer....
Para mantener esa atmósfera no podríamos haber tenido mas suerte, por que hoy contamos con aplicaciones en linea que nos permiten eso.
Como ejemplo podemos mencionar a Monday.com. Yo la he probado y me funciona perfecto.
Se puede trabajar en equipo de manera remota, cualquier proyecto, programa escolar y mantener una visualización en tiempo real de las actividades en las que cada persona esta trabajando, si están ocupados en ello, quien lo lidera, las fechas compromiso, intercambiar archivos, chatear y se puede integrar con tu sistema de conferencias en linea. ¡Es ideal!
A través de esta plataforma estamos simulando lo que nuestros sentidos de la vista y el oido antes nos permitían percibir fisicamente: Lo que los demás hacen.
Psicológicamente es vital para la motivación de las personas.
Otros productos que podrían ir mas allá podrían ser Basecamp.com o wrike.com.
Pero todo dependerá del tamaño de tu empresa o escuela y de lo que quieras lograr.
b.Tecnología para estar cara a cara
Definitivamente son el complemento ideal para las aplicaciones de trabajo o aprendizaje remoto en equipo.
¿Recuerdas que mencionamos dentro del sistema de trabajo un protocolo de reuniones?, bueno pues esta tecnología esta diseñada para llevarlo al mejor nivel.
Un protocolo de reuniones contempla:
Duración de no mas de 60 minutos,
Revisión de resultados o avance de
Revisión del area de enfoque,
Revisión de las evidencia de progreso,
Análisis del aprendizaje, el crecimiento, y motivación
Selección de los siguientes pasos antes de la siguiente junta o clase.
Actualmente la tecnología para llevar a cabo videollamadas en linea con todo el equipo de trabajo es una realidad al alcance de cualquiera, pero ojo sin un sistema de trabajo y un protocolo de reunión o clase difícilmente será lo productiva que te imaginas.
En este caso no tengo un favorito, pero puedo mencionarte las tecnología que yo he probado y que funcionan perfecto: Hangouts de Google y zoom.us
Con estos tres elementos resueltos podrás liderar a tu equipo de trabajo o alumnos durante la contingencia creada por el Covid-19, pero lo mas importante es que ellos se sentirán parte de la grupo, motivados y comprometidos.
Además de que podrás mejorar la disciplina y el ritmo de trabajo previos a la crisis, en el mediano plazo aumentarás la productividad y el aprendizaje
Siempre hemos sido un partidarios del trabajo desde casa y en este caso no solo es la manera más inteligente de hacerlo, además es una de las mayores oportunidades para innovar el sistema educativo o el sistema de trabajo de las empresas e instituciones educativas.
La nueva era del School y Home Office llego para quedarse ¿Que tal? ¿Te sientes listo? Déjanos tus comentarios al respecto
Comments